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Impulse

Vor, während und danach!

Es geht um die Wirkung von Vor- und Nachbereitung, sowie um die dazugehörigen Checklisten für eine erfolgreiche Kommunikation oder Durchführung einer Aufgabe. Vorab eine Art Metapher dazu.

Auf einem Feldweg gibt es eine Bank und mehrere Schilder, die die Passanten und Radfahrer auf Gefahren und Vorschichtmaßnahmen hinweisen. “17% Steigung”; “STOP! Achtung! Scharfe Linkskurve”, “Bitte extrem langsam fahren!”, “Achtung! Gefällstrecke, Sturzgefahr, Bitte absteigen”. Gott sei Dank, habe ich die Möglichkeit mehrmals in der Woche auf diesem Weg zu wandern. Dabei beobachte ich Wanderer und Fahrradfahrer. Manche halten an, schauen sich die Schilder an. Manche machen eine kleine Rast auf der Bank und dann setzen ihre Wanderung bzw. ihre Fahrt fort. Einige wandern bzw. fahren einfach weiter. Manchmal höre ich deren Bremsen quietschen, wenn sie kurze Zeit später von der Steigung oder den “scharfen Linkskurven” überrascht sind. Die, die von der entgegengesetzten Richtung kommen, machen meist eine Rast auf der Bank. Sie erholen sich von der Steigung. Es sei denn, sie sind mit sogenannten E-Bikes unterwegs. Ich beobachte, dass die Rast davon unabhängig ist, ob eine Person alleine oder mehrere Personen gemeinsam den Weg wandern bzw. fahren. Manchmal habe ich den Eindruck, dass vielleicht der eine oder die andere aus der Gruppe eine Rast machen würde, sich aber doch der Mehrheit anschließt und weitergeht oder weiterfährt.

Dieser Feldweg und dieser Platz sind für mich eine wunderbare Metapher, ob und wie wir uns auf ein Gespräch oder eine Aufgabe vorbereiten. Ob und wie wir uns während des Gespräches oder der Aufgabe Zeit nehmen, um die Situation genauer zu betrachten und den weiteren Ablauf besser zu gestalten. Und ob wir achtsam auf die Wünsche der “Mitwanderer” und “Mitradler” achten und darauf eingehen.

Vorbereitung ist 90% des Erfolges!

Unbekannt

Aus meiner Sicht reicht die Wirkung dieses Zitat weit über der reinen Vorbereitung hinaus. Es beinhaltet eine Erfolgsgarantie – wenn wir uns bei jeder Gelegenheit die Zeit nehmen, um die nächsten Schritte, die nächste Fahrt zu planen. Am besten wissen das z.B. diejenigen, die in der Schiffs- oder Luftfahrt tätig sind. Sie wissen, dass die Fahrt an sich wenig herausfordernd ist. Die Fahrt ist nur herausfordernd, wenn die notwendigen Vorbereitungen fehlen. Die Herausforderung – und die meiste Freude – liegt in der Vor- und Nachbereitung. Die Vorbereitung ist der Garant für eine erfolgreiche Durchführung. Die Nachbereitung ist der Garant für das Wachstum der Beteiligten und für nachhaltigen Erfolg. Die unvorhersehbaren Ereignisse können nur gemeistert werden, wenn die vorhersehbaren Ereignisse eingeplant sind. Dadurch haben wir die notwendige Ruhe und Zeit, bei den plötzlich auftretenden Überraschungen entsprechend zu ”rasten” und geeignet zu reagieren.

Wir sollten mit Achtsamkeit die Zeichen und Signale beobachten, die uns v.a. auf eine “aktive Rast” aufmerksam machen. Eine Rast für die Vorbereitung auf das, was kommt oder kommen könnte. Unsere eigenen Erfahrungen und die Hinweise der Anderen unterstützen uns bei dieser Vorbereitung. Nur damit können wir jeden Weg weiter folgen, auch wenn der Weg ggf. uns bisher unbekannte Steigung hat oder dafür die Nutzung bestimmter Vehikel untersagt ist.

Die Zeit für eine solche Rast werden immer kürzer, wenn wir sie immer wieder für und in unterschiedlichen Situationen nutzen. Die daraus resultierenden Erfolge motivieren uns, immer öfter dafür bewusst Zeit nehmen. Zusätzlich tragen die individuelle Situation oder aufgabenspezifische Checklisten zu unseren zukünftigen Erfolgen bei. Solche Checklisten garantieren die Freude und Erfolg sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld.

Diese Checklisten kannst du sehr einfach erstellen und sukzessive weiterentwickeln. Damit hast du in kurzer Zeit eine individuelle Checkliste, die du selbst erstellt hast. Es ist deine Checkliste. Sie unterstützt dich in dafür vorgesehenen Gesprächs- und Aufgabenarten. Nachfolgend eine Art Impuls, wie du damit anfangen kannst.

  1. Erstelle eine Tabelle auf einem Papier oder mit einer Software. Hauptsache, sie ist für dich einfach zu handhaben und einfach zugänglich.
  2. Die Einträge teilst du in drei Kategorien: Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung.
  3. In jeder Kategorie notierst du die Einträge (Fragen, Anmerkungen, Anhaltspunkte), die dich unterstützen, das Gespräch oder die Aufgabe vorzubereiten, durchzuführen oder nachzuarbeiten. Nutze dafür dein bisheriges Wissen, deine Erfahrungen und die Empfehlungen Anderer z.B. aus Trainings oder Büchern. Beispiele für solche Einträge sind:
    1. Für die Vorbereitung:
      1. Organisatorische Einträge: Wie und wo findet das Treffen statt? Sind die Räumlichkeiten dafür geeignet und organisiert? Passt die dafür geplante Dauer? Wie komme ich und die anderen Beteiligten dahin? Welche zusätzlichen Werkzeuge werden benötigt?
      2. Meine persönlichen Rollen, Ziele: Welche Rolle(n) habe ich dabei? Welche Rolle(n) möchte ich wahrnehmen? Was möchte ich unbedingt ansprechen? Was weiß ich bereits über das Thema, die Beteiligten? Wie fühle ich mich? Wie sind meine Gefühle zu dem Gesprächspartner bzw. den Beteiligten? Welche Vorurteile oder Vermutungen habe ich?
      3. Vorabinformationen: Was kann ich dazu beitragen, dass die anderen Beteiligten sich vorbereiten? Welche Möglichkeiten habe ich, die Beteiligten vorab zu kontaktieren und deren Meinung und Informationen einzuholen? Was ist bisher geschehen?
      4. Was sind für mich die Erfolgskriterien für das Gespräch bzw. für die Aufgabe?
      5. Welche Erfolgskriterien vermute ich, dass die anderen Beteiligten erwarten? Welche Möglichkeiten nutze ich, um die Beteiligten danach zu fragen?
      6. Welche Rollen haben die anderen? Welche Rollen sind ihnen zugeschrieben? Welche Rollen werden von ihnen erwartet? Welche Rollen wollen und können sie wahrnehmen?
    2. Für die Durchführung:
      1. Ich höre aktiv einfühlsam und empathisch zu.
      2. Ich lasse die Anderen ausreden.
      3. Ich spreche meine Gefühle aus, aber kontrolliere meine Emotionen (Emotionen als unkontrollierte Aktionen, die wir basierend auf unseren Gefühle spontan tätigen).
      4. Mein Motto ist “Erst verstehen, dann verstanden werden”.
      5. Ich achte aktiv auf die Zeit und spreche es rechtzeitig an, wenn klar ist, dass die geplante Dauer unzureichend ist.
      6. Ich respektiere alle Beteiligten. V.a. auch, wenn sie anderer Meinung sind als ich selbst.
      7. Ich nehme die Chance wahr, in jeder Situation etwas Neues zu lernen, neue Menschen kennenzulernen oder auch neue Fähigkeiten in den Menschen zu entdecken, die ich bereits kenne.
    3. Für die Nachbereitung:
      1. Was habe ich gelernt?
      2. Welche Erfolge habe ich erzielt? Welche Erfolge haben die anderen Beteiligten erzielt?
      3. Was möchte ich zukünftig besser machen? Habe ich ggf. jemanden ungewollt unterbrochen oder jemanden mit sonstigen Reaktionen unfair behandelt? Wenn ja, wie und wann kontaktiere ich sie/ihn, um mich zu entschuldigen und in einem Gespräch das Thema entsprechend so zu klären, dass das gegenseitiges Vertrauen weiterhin besteht und wächst?
      4. Welche Einträge sollten in meiner Checkliste geändert oder hinzugefügt werden?
      5. Welche Aufgaben habe ich übernommen? Wann führe ich sie durch? Wie will ich dafür sorgen, dass ich sie auch durchführe?
  4. Bitte vermeide den Drang, bereits beim ersten Entwurf die 100 prozentige Vollständigkeit zu erreichen. Aus meiner Sicht ist diese Drang das größte Erfolgshindernis. Niemand kann jemals eine 100 Prozentigkeit erreichen (Mehr dazu hoffentlich in einem anderen Blog). Sei auch mit einem Fertigstellungsgrad vom 50 Prozent oder noch weniger glücklich. Du hast aller Zeit der Welt, um diese Checkliste – deiner Checkliste – später bei der Nachbearbeitung zu erweitern, zu überarbeiten oder anzupassen. Jedes Gespräch, jede Aufgabe gibt dir die Gelegenheit dazu.
  5. Nutze deine Checkliste für deinen nächsten Fall. Für dessen Vorbereitung, während der Durchführung und für die Nachbereitung. V.a. die Nachbearbeitung ist die Zeit dafür, deine Checkliste mit deinen neuen Erfahrungen und Erkenntnissen zu erweitern und anzupassen. Die Wichtigkeit der Nachbearbeitung leitet mich zu sagen, “Die Nachbearbeitung ist der ganze Erfolg!”

Alleine die Bearbeitung solcher Checklisten macht viel Freude. Du erlebst noch mehr Freude und Erfolg, wenn du sie auch anwendest.

Eine Bitte zum Schluss: Sei geduldig, v.a., wenn du mit Personen zu tun hast, die aus deiner Sicht unvorbereitet sind. Es kann viele Gründe dafür geben, dass sie unvorbereitet an einem Gespräch oder einem Meeting teilnehmen oder eine Aufgabe durchführen. Du kannst als eine Art Vorbild fungieren. Sei vorbereitet. Sorge immer wieder für eine Rast, wann es möglich ist. Eine Rast u.a. für die Analyse der Situation und für die Klärung des weiteren Ablaufes. Dadurch wirst du immer mehr Wege und Lösungen kennen lernen, um auch unerwartete Situationen erfolgreich meistern zu können.

Ich hoffe, dass du diese Impulse anwendest. Ich wünsche dir Ruhe und Gelassenheit in jeder Situation. Ich freue mich auf deine Anmerkungen und Feedbacks.

4 Antworten auf „Vor, während und danach!“

Hallo Herr Akbarian, danke für die Inspiration.

Bei der Metapher musste ich schmunzeln.

Die tabellarische Darstellung hab ich oftmals im Kopf und schreibe mir Notizen auf ein Zettel damit ich auf sie zugreifen kann, Softlink sozusagen. Aber ich werde zukünftig organisierter damit umgehen.

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